Bilagshåndtering: Fra kaos til kontrol

Velkommen til din guide om bilagshåndtering. Her lærer du, hvordan du nemt indsamler, organiserer og matcher dine bilag med dine banktransaktioner, så din bogføring kommer til at køre af sig selv.

1. Indsamling af bilag

Der er to primære måder at få dine bilag ind i systemet på:

Automatisk indsamling via e-mail

Dette er den smarteste måde. Når du har forbundet din mailboks (Gmail, Outlook eller IMAP), scanner systemet automatisk din indbakke for fakturaer og kvitteringer. Hvor langt tilbage systemet kan hente bilag fra din mailboks, afhænger af din valgte abonnementsplan.

• Hent e-mails manuelt: Du kan altid klikke på "Hent Emails" for at tjekke for nye bilag med det samme.
• Kører automatisk: Systemet tjekker også selv din mail flere gange dagligt i baggrunden.

Direkte upload

Har du bilag liggende på din computer, kan du nemt uploade dem:

1. Træk og slip dine filer direkte ind i det stiplede felt, eller klik for at vælge filer.
2. Vi understøtter formaterne: PDF, Word, JPG, PNG og Txt.
3. Systemet går straks i gang med at analysere dine bilag (det tager typisk 3-10 sekunder pr. fil).

2. Forstå dine faner (Indbakken)

Dine bilag er organiseret i fire faner, så du altid har overblik:

• Indbakke: Her lander alle nye bilag, der endnu ikke er behandlet - eller, hvor systemet ikke har kunnet finde et match.
• Mulige: Her finder du bilag, som systemet har fundet i en e-mail, men hvor et potentielt match i din bankoversigt allerede er tilføjet.
• Tilkoblede: Her ligger de bilag, der er færdigbehandlede og matchet med en banktransaktion.
• Afviste: Bilag du har valgt at se bort fra (f.eks. reklamer eller private køb).

3. Match med banktransaktioner

Det magiske sker, når bilag og banktransaktioner føres sammen.

• Automatisk match: Systemet kører automatisk en match-proces flere gange dagligt.
• Manuel kørsel: Du kan selv starte processen ved at klikke på "Match med transaktioner".
• Redigering: Hvis systemet har læst et beløb eller en dato forkert, kan du altid klikke på "Rediger" på det enkelte bilag for at rette detaljerne.

4. Forbindelse af mailboks (Opsætning)

Hvis du endnu ikke har forbundet din mail, eller skal skifte den, gør du det under "Mailbox Forbindelsesmanager":

1. Vælg din udbyder (Gmail, Outlook eller IMAP).
2. Gmail/Outlook: Brug det direkte login for maksimal sikkerhed.
3. IMAP: Indtast dine serveroplysninger (Host, Port, Kryptering).
4. Klik på "Test Forbindelse" for at sikre, at alt virker, før du gemmer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor kan jeg ikke se mit bilag i indbakken? Det tager typisk nogle sekunder at analysere bilaget efter upload eller hentning fra email. Prøv at opdatere siden efter et øjeblik, hvis der går for længe.

Hvad gør jeg, hvis et bilag er afvist ved en fejl? Du kan altid finde bilaget under fanen "Afviste" og flytte det tilbage til indbakken.

Kan jeg slette et bilag permanent? Ja, men kun hvis det først er flyttet til fanen "Afviste". Herfra kan du slette det helt fra systemet.

Har du brug for hjælp? Vi sidder klar til at hjælpe dig med at få mest muligt ud af din bilagshåndtering!