Finanskladde: Din kontrolstation

Finanskladden er hjertet i din daglige bogføring. Det er her, du gennemser dine banktransaktioner, tilknytter bilag og godkender posteringer, før de sendes til dit regnskabssystem.

Regnskabsår

Når du kommer ind i Finanskladden, vil systemet automatisk indstille aktuelle regnskabsår til det nyeste. Har du brug for at ændre regnskabsåret eller blot se tilbage på tidligere tilgængelige regnskabsår, kan du gøre det ved at ændre det på listeknappen til højre foroven i Finanskladden.

BEMÆRK: Alle regnskabsår hentes direkte fra dit, til enhver tid, forbundne regnskabssystem. Alle regnskabsår som du dermed ser og har adgang til i listen, er hentet fra dit regnskabssystem. Har du brug for at ændre i listen, kan det kun ske direkte i regnskabssystemet.

Overblik

Finanskladden består af tre hovedtrin, inddelt i kolonner, henholdsvis:

1. Banktransaktioner
2. Bilag
3. Bogføringsposteringer

Arbejdsprocessen

Arbejdet i finanskladden er således opdelt i disse tre naturlige trin:

Trin 1: Overblik over transaktioner

I venstre side ser du listen over dine banktransaktioner.

Vælg en transaktion for at se dens tilknyttede bilag og bogføringsforslag. Vi henter automatisk banktransaktioner periodisk.

• Status: Hver transaktion har en status:
  • Afventer: Ny transaktion der afventer behandling.
  • I proces: Et bilag er tilknyttet eller konti er valgt, men posteringen er endnu ikke godkendt.
  • Godkendt: Posteringen er færdiggjort og sendt til dit regnskabssystem.
  • Indbetaling: Indgående betalinger er fremhævet, så de er nemme at identificere.
• Filtrering: Brug toppanelet til hurtigt at finde de transaktioner, der kræver opmærksomhed:
  • Mangler bilag: Transaktioner, der endnu ikke har en faktura eller kvittering tilknyttet.
  • Mangler konti: Posteringer, hvor regnskabskategorien (kontonummer) endnu ikke er valgt.
  • Klar til godkendelse: Det "optimale punkt", hvor både et bilag er tilknyttet, og konti er korrekt tildelt. Disse er klar til dit endelige klik.
  • Godkendt: En historik over alt det, du allerede har sendt til dit regnskabssystem.
  • Indbetaling: En hurtig måde at se alle indgående betalinger på.
• Sortering: Du kan sortere dine transaktioner efter dato, forhandler eller beløb.
• Navigation: Transaktionerne er opdelt efter måned. Du kan hurtigt hoppe mellem måneder ved hjælp af navigationspilene.

Trin 2: Bilagshåndtering

Når du vælger en transaktion, viser midterpanelet de bilag, der er matchet med dine transaktioner - eller kan vælges.

Vi indsamler automatisk fakturaer og kvitteringer (fra email og upload) og matcher dem med banktransaktionen. Tjek at bilaget hører til transaktionen, før du fortsætter.

• Automatisk match: Systemet bruger AI til automatisk at foreslå bilag, der matcher beløb, dato og forhandlerens navn.
• Tilknyt bilag: Klik på et bilag fra fanen "Indbakke" for at knytte det til den valgte transaktion.
• Forhåndsvisning: Klik på bilagets miniaturebillede for at se en fuld visning af fakturaen eller kvitteringen.
• Manuel upload: Hvis et bilag mangler i din indbakke, kan du uploade det direkte ved at trække filen ind i upload-området.

Trin 3: Kontering og godkendelse

I højre side færdiggør du din postering.

Vi foreslår løbende automatisk konti til posteringerne. Når alt ser korrekt ud, klikkes på "Godkend Post" for at overføre posteringen og bilaget til dit bogføringssystem.

• Kontering: Vælg den relevante konto fra dit regnskabssystem. Systemet husker dine tidligere valg og foreslår automatisk den rigtige konto.
• Momskontering: Systemet beregner automatisk momsen baseret på den valgte kontos standardindstillinger. Du kan manuelt justere momskoden efter behov.
• Opdelte posteringer: Hvis en enkelt banktransaktion dækker flere udgifter, kan du tilføje ekstra linjer for at opdele beløbet på forskellige konti.
• Balancekontrol: Systemet sikrer, at din postering balancerer (Beløb = Netto + Moms), før du kan godkende.
• Godkend: Når alt er korrekt, klikker du på "Godkend postering". Data sendes derefter direkte til dit regnskabssystem (f.eks. Dinero).

Automatisk godkendelse af posteringer

Hvis du ønsker at springe den manuelle godkendelse over, kan du aktivere automatisk godkendelse i dine regnskabsindstillinger under forbindelsen til dit regnskabssystem (f.eks. Dinero eller E-conomic). Når denne funktion er aktiveret, vil systemet automatisk godkende posteringer, der opfylder alle krav (bilag vedhæftet, konti korrekt udfyldt og posteringen balancerer).

Posteringerne sendes derefter automatisk til dit regnskabssystem uden manuel handling. Funktionen kører flere gange hver dag, så du kan være sikker på, at dine posteringer altid holdes opdateret.

Særlige situationer

• Godkendelse uden bilag: Ved poster som bankgebyrer, renter eller private hævninger, hvor der ikke findes en faktura, kan du vælge "Godkend uden bilag" og angive en årsag (f.eks. "Bankgebyr").
• Fortryd godkendelse: Hvis du opdager en fejl efter godkendelse, kan du klikke på "Fortryd godkendelse" for at bringe transaktionen tilbage i kladden til redigering, forudsat at den ikke er endeligt låst i dit regnskabssystem.
• Låste transaktioner: Når en transaktion er fuldt synkroniseret og låst i dit regnskabssystem, kan den ikke længere redigeres i finanskladden.